El Departamento de Defensa ahorra 300,000 dólares por Año

La reingeniería de un proceso de cumplimiento medioambiental ahorrará al Departamento de defensa 300,000 dólares por año eliminando la necesidad de seis puestos a jornada completa.

La reingeniería fue realizada utilizando WITNESS. El software permitió a los ingenieros analizar el proceso actual y evaluar alternativas sin coste en un plazo de tiempo mínimo. El proceso analizado implica el análisis de las 2,000 compras de piezas de recambio hechas cada año por el Arsenal Redstone para poder reducir el impacto ambiental. El software ayudó a los ingenieros a identificar qué aspectos del proceso ocupaban la mayor parte del tiempo para así poder concentrar sus esfuerzos en desarrollar soluciones y automatizarlos donde era más práctico.

El cumplimiento medioambiental es una parte muy importante en la misión de las Fuerzas armadas estadounidenses. El acta de cumplimiento de las instalaciones federales eliminó la inmunidad de los cuerpos gubernamentales y empleados para cometer infracciones ambientales. Esto quiere decir que el Departamento de Defensa y sus empleados están sujetos a las mismas leyes ambientales y penas que la industria privada. Como todas las instalaciones del Departamento de Defensa, el Arsenal de Redstone es responsable de evaluar cada actividad y material utilizado en la base Aérea, desde la construcción de misiles teledirigidos al mantenimiento de la piscina de la base, en un esfuerzo por reducir su impacto sobre el medio ambiente. Cada mando subordinado tiene la responsabilidad de desarrollar su propio programa de prevención de contaminación.

Evaluación de compras de repuestos

Una parte importante del programa de cumplimiento ambiental del Arsenal Redstone implica evaluar las compras de repuestos y de materiales para reducir su impacto ambiental. En el pasado, esta evaluación consistía en que un ingeniero observara cada pedido y determinara qué cantidad de materiales peligrosos sería necesaria. El problema con este procedimiento es que al evaluar 2,000 compras una persona por año solo había tiempo para un examen superficial. Sólo en casos excepcionales el revisor investiga las aplicaciones particulares para determinar si podrá reducir o eliminar la sustancia peligrosa.

El cumplimiento ambiental hizo necesario desarrollar un procedimiento más exhaustivo. El Arsenal desarrolló una lista de las sustancias peligrosas que determina el Departamento de Defensa en el documento SD-14. Las órdenes de piezas de recambio son generadas por el sistema de adquisición de la base. El correspondiente listado de los datos técnicos del pedido (TDPI) se compara con la lista de sustancias peligrosas. Siempre que se identifica un artículo peligroso en un pedido, el revisor lo examina en colaboración con los ingenieros de diseño responsables de los componentes para determinar si puede ser substituido por un material no peligroso o si puede reducir el volumen de la sustancia. Finalmente, el revisor debe poner al día la base de datos para dejar el cambio de forma permanente en la especificación de ese repuesto en particular.

Evitar el uso de excesivo material

Como ejemplo el 1-1-1 trichloroethane, una sustancia química que contiene ozono, comúnmente usada para limpieza. En algún caso se ha usado este material como un soporte de rodamiento para reducir la viscosidad del lubricante que penetra totalmente en las áreas de rodamiento. Una vez que el lubricante está en su sitio el 1-1-1 trichloroethane se evapora sin dejar ningún residuo. En operaciones de limpieza más 1-1-1 es usado que en el ejemplo.

En el nuevo proceso, cuando un revisor identifica un pedido con este material examina las impresiones realizadas en cada parte detalladamente para determinar si un material diferente puede ser usado. Si no debe examinar el volumen de dicho material que será usado. No se conocen datos específicos existentes de cuanto material se necesita sin mirar los dibujos de cada parte.

El problema del nuevo proceso era que requería más tiempo que el viejo sistema. Cuando el nuevo proceso fue por primera vez modelado se requirieron ocho personas en vez de una sola como se necesitaba en el viejo. El antiguo sistema, al tomar tan poco tiempo, podía rodarse en serie como una comprobación final al concluir el proceso de compra. El nuevo era tan largo que rodarlo en serie retrasaría todo el proceso. Esto hizo necesario rodar el nuevo proceso en paralelo con otros pasos requeridos para la compra de piezas de recambio.

Simulación discreta de eventos

Un miembro del grupo de ingenieros que estaban encargados del modelado del proceso fue asignado al problema. Este grupo trabaja como asesor de organizaciones militares y civiles con la misión de buscar reducciones de coste en las operaciones del Arsenal de Redstone. El equipo había usado la simulación discreta de eventos en una variedad de aplicaciones de fabricación, pero ésta era la primera vez que lo aplicaban en un proyecto de reingeniería de procesos de negocio. La simulación añade una dimensión importante al análisis del proceso al factorizar la dinámica temporal del flujo de material, que no puede ser representada en una hoja de cálculo. Correctamente validados, los modelos de simulación reflejan los sistemas existentes dentro de una gama de tolerancia del 5 %.

Capturando datos

El primer paso al analizar fue averiguar cuanto tiempo consumía cada parte del proceso. Estos variaban según el tamaño del pedido y la complejidad de los repuestos implicados. Se desarrolló una distribución de probabilidad que aproximara los pesos relativos de los diferentes tipos de pedidos. Esta información fue usada para modelar el proceso en WITNESS. La capacidad de tener distribuciones de tiempo en vez de una única duración es una gran ventaja sobre modelos realizados en hojas de cálculo; el modelo se aproxima más estrechamente a las condiciones reales.

Los resultados de la simulación nos dieron impresiones únicas del proceso. Primero comprobamos los resultados del modelo con los resultados reales y encontramos una buena correlación. Entonces miramos las proporciones exactas de tiempo empleado en cada paso del proceso. Esto nos ayudó a enfocar la mejora en aquellos pasos que tenían más impacto sobre la duración total. La simulación mostró dos cuellos de botella primarios en el proceso existente. El primero era el tiempo que se gastaba examinando el TDPI para identificar sustancias peligrosas. El segundo se producía después de que la sustancia era identificada y los dibujos pedidos. La investigación en los dibujos para encontrar todos los casos de la sustancia peligrosa era otro proceso costoso.

Automatización de procesos

Nos enfocamos en la automatización de estos dos procesos. Concebimos un interfaz entre la compra y las bases de datos de sustancias peligrosas. Habíamos desarrollado una macro de Visual Basic que buscaba un documento de Microsoft Word para todos los casos de palabras que aparecen en la base de datos. Identificamos esta macro como la tecnología clave que haría posible automatizar la revisión inicial de los listados TDPL. Automatizar el proceso de localización de las sustancias dentro de los dibujos era un poco más complicado. Los dibujos existían como archivos de tramas. Desarrollamos un proceso en el cual los archivos son convertidos a archivos de texto usando el reconocimiento de carácter óptico de modo que puedan ser buscados por el mismo método usado para explorar el listado TDPL.

El software nos permitió cambiar varios parámetros de proceso y ver los resultados en los tiempos de ciclo y en las exigencias de mano de obra. Esto proporcionó un método poderoso de determinar la sensibilidad del proceso a varios tipos de cambios. El proceso final fue mucho más eficiente que el de punto de partida puesto que requirieron dos personas para cumplir con todas las exigencias medioambientales, el 75 % menos que en el proceso inicial.

Otra ventaja clave del nuevo proceso consiste en que se simplifica la tarea del supervisor enormemente. En vez de las ocho tareas requeridas por el viejo proceso, el nuevo implica sólo tres:

• Realizar una comprobación de sanidad manual rápida de las materías peligrosas detectadas en los listados TDPL
  
• Comprobar el tamaño físico de las partes para determinar las necesidades de material.
  
• Poner al día la base de datos para reflejar las nuevas exigencias. La reducción en el número de tareas y la eliminación de tareas rutinarias se espera que reduzca sustancialmente el nivel de errores del proceso.
  

Decisión de ponerlo en práctica

La dirección rápidamente tomó la decisión de poner en práctica el nuevo proceso. Se requerirá un total de 300,000 dólares para desarrollar los interfaces de software y realizar OCR sobre los dibujos existentes. Este gasto se recuperará en sólo un año de utilizar el nuevo proceso.

El éxito de WITNESS convenció a la dirección para autorizar un estudio de los procesos de negocio de toda la organización. Los proyectos están siendo ultimados para usar el WITNESS con un sistema de flujo de trabajo para proporcionar la visualización en tiempo real y el control del proceso de negocio de modo que los ajustes puedan ser evaluados rápidamente y puestos en práctica en respuesta a cambios en el entorno de trabajo.